Catering kalkulieren

Wareneinsatz pro Rezept: die Basis in jedem Bereich

So unterschiedlich die Bereiche rechnen, eines brauchen alle: die Rezeptur mit Preisen. Für jedes Gericht, jede Platte und jede Komponente brauchst du die Zutaten mit Mengen und die aktuellen Einkaufspreise. Daraus ergibt sich der Wareneinsatz pro Rezept, und aus der Ausbeute der Wareneinsatz pro Portion, pro Stück oder pro 100 g.

Drei Dinge, die dabei oft untergehen

• Garverlust. Aus 1,2 kg rohem Braten werden 900 g fertige Ware. Wer mit dem Rohgewicht kalkuliert, verkauft 25 Prozent des Fleisches umsonst. Der Reduktionsfaktor gehört in jedes Rezept.
• Komponenten. Das Dressing steckt in fünf Salaten, die Bratensauce in drei Menüs. Wenn sich der Ölpreis ändert, muss sich das Dressing ändern, und mit ihm alle fünf Salate. Als eigenes Rezept angelegt und verknüpft passiert das von selbst, in Excel von Hand.
• Aktuelle Preise. Der Wareneinsatz ist nur so gut wie die Einkaufspreise dahinter. Am besten werden sie zentral gepflegt, einmal pro Zutat, nicht in jeder Rezeptdatei einzeln.

Dieselbe Rechnung liefert drei Bezugsgrößen: pro Portion für das Eventcatering und die Schulverpflegung, pro 100 g für die Feinkost-Theke, pro Platte im Partyservice. Wie es von hier aus weitergeht, zeigt der nächste Abschnitt.

Catering-Kalkulation in Excel: wo es hakt

Fast jeder Catering-Betrieb hat mit einer Excel-Tabelle angefangen, und für zehn Rezepte und einen Auftrag pro Woche reicht sie. Die Probleme kommen mit dem Wachstum, und sie kommen immer an denselben Stellen:

• Preise stehen in jeder Datei einzeln. Steigt die Sahne um 30 Cent, musst du wissen, in welchen 40 Rezepten sie steckt, und jede Datei öffnen.
• Komponenten werden kopiert statt verknüpft. Das Dressing existiert fünfmal, in fünf Versionen, mit fünf Preisen.
• Die Gästezahl ändert sich, die Tabelle nicht. Aus 80 werden 95 Gäste, und jemand rechnet abends die Einkaufsliste neu.
• Nur eine Person kann sie bedienen. Die Tabelle ist gewachsen, hat versteckte Spalten und Formeln, die niemand mehr erklären kann. Fällt die Person aus, steht die Kalkulation.
• Kennzeichnung läuft getrennt. Allergene und Nährwerte für Speisepläne und Buffetkarten werden in einer zweiten Tabelle gepflegt, mit denselben Rezepten noch einmal.

So läuft es im Rezeptrechner

Der Rezeptrechner ist eine webbasierte Software für Lebensmittelbetriebe. Für die Catering-Kalkulation greifen vier Funktionen ineinander:

1

Rezepte und Zutaten

Alle Rezepturen an einem Ort, Einkaufspreise einmal pro Zutat, per Excel-Vorlage importierbar. Komponenten als verknüpfte Rezepte.

2

Preiskalkulation

Wareneinsatz pro Portion, pro Stück oder pro 100 g, mit Reduktionsfaktor. Personal-, Material- und Fixkosten dazu, Aufschlag oder Deckungsbeitrag, Verkaufspreis.

3

Einkaufsliste und Speiseplan

Gerichte mal Portionen, mit Portionsgrößen je Zeile, Lagerbestand abgezogen, Wareneinsatz für den ganzen Auftrag oder die Woche. Speichern und bei neuer Gästezahl aktualisieren.

4

Export

Einkaufsliste als Excel oder PDF, und die Liste aller Rezepte mit Wareneinsatz und Verkaufspreis pro 100 g als Excel, für Preisschilder, Preislisten und die Preisanpassung zum Jahreswechsel.

Häufige Fragen zur Catering-Kalkulation

Wie kalkuliere ich Catering-Preise richtig?

Die Basis ist in jedem Bereich der Wareneinsatz pro Rezept aus Rezeptur und aktuellen Einkaufspreisen, darauf kommen Personal, Lieferung, Verpackung und Gewinn. Mit der Rezeptrechner Software sparen Catering-Betriebe dabei Zeit: Rezepte einmal anlegen, Einkaufspreise zentral hinterlegen, Kostenaufschläge zuordnen und den Preis pro Portion, pro Platte oder pro 100 g berechnen. Ändert sich ein Preis, rechnet alles nach.

Wie hoch sollte die Wareneinsatzquote im Catering sein?

Beim Eventcatering mit Service liegt der Wareneinsatz oft bei 25 bis 35 Prozent des Nettopreises, an der Feinkost-Theke und im Partyservice ohne Service kann die Quote höher liegen. Wichtiger als ein Richtwert ist die eigene Quote pro Auftrag. Catering-Betriebe sehen sie mit der Rezeptrechner Software in der Preiskalkulation je Rezept und exportieren alle Gerichte mit Kosten und Preis als Excel-Liste.

Wie berechne ich den Wareneinsatz für einen ganzen Auftrag?

Wareneinsatz je Gericht mal Portionen, über alle Gerichte summiert. Die Rezeptrechner Software nimmt dir das Hochrechnen ab: Du ziehst die Rezepte in die Einkaufsliste, trägst die Gästezahl ein und bekommst Bestellmengen und Wareneinsatz für den ganzen Auftrag. Ändert sich die Gästezahl, änderst du nur die Zahl.

Was ist der Unterschied zwischen Aufschlagskalkulation und Deckungsbeitrag?

Bei der Aufschlagskalkulation rechnest du vom Wareneinsatz nach oben zum Verkaufspreis. Beim Deckungsbeitrag gehst du vom Preis aus, ziehst die variablen Kosten ab und siehst, was pro Portion für Fixkosten und Gewinn bleibt. In der Rezeptrechner Software wählst du je Rezept die passende Methode, Aufschlag für Platten und Theke, Deckungsbeitrag für Menüs mit vorgegebenem Preis.

Kann ich die Catering-Kalkulation in Excel machen?

Für wenige Rezepte und Aufträge ja. Schwierig wird es, wenn Einkaufspreise sich ändern, Komponenten in mehreren Rezepten stecken und die Gästezahl kurzfristig schwankt, dann muss jede Änderung in mehreren Dateien nachgezogen werden. Die Rezeptrechner Software pflegt Einkaufspreise einmal zentral, verknüpft Komponenten und speichert Einkaufslisten, die bei neuer Gästezahl neu rechnen.

Gibt es eine Software für die Catering-Kalkulation?

Ja, die Rezeptrechner Software. Catering-Betriebe legen damit Rezepte an, kalkulieren Preise pro Portion, Platte oder 100 g, planen Mengen für Aufträge und Wochen und exportieren Einkaufslisten und Preislisten. Wir empfehlen Paket L mit Preiskalkulation, Einkaufsliste, Speiseplan, Preis-Import und Export, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.