Für Caterer von Kitas, Schulen & Horten
Kita- und Schulcatering kalkulieren
Wareneinsatz pro Portion gegen den vorgegebenen Essenspreis kalkulieren. So sparst du Zeit mit der Rezeptrechner Software.
Von Rezeptrechner Team · Aktualisiert am
Schritt 1: Kosten pro Mahlzeit berechnen
Im Kita- und Schulcatering ist der Preis die feste Größe: Er steht im Vertrag mit dem Träger, im Angebot zur Ausschreibung oder in der Elterninformation, und er gilt für ein Schuljahr. Die Rohstoffpreise halten sich nicht daran. Deshalb musst du für jedes Gericht die Kosten pro Mahlzeit kennen, also den Wareneinsatz je Portion aus Zutaten, Mengen und aktuellen Einkaufspreisen.
Dazu kommt: Eine Portion gibt es nicht, sondern drei oder vier. Ein Krippenkind isst 150 g Nudeln, ein Grundschüler 220 g, ein Jugendlicher 300 g. Dasselbe Rezept hat also je Altersgruppe andere Kosten pro Mahlzeit.
Das Ziel dieser Kalkulation
- Innerhalb des vorgegebenen Essenspreises bleiben
- Mischkalkulation über die Woche: günstige Tage tragen den Fischtag
- Portionsgrößen je Altersgruppe getrennt rechnen
Rezepte für deinen Menüplan mit Zutaten aus der Datenbank anlegen, kostenlos. Preise und Kalkulation gehören zu PRO Business.
Das geht in drei Schritten: Schritt 1 Kosten pro Mahlzeit berechnen, Schritt 2 Menüplan für eine Woche erstellen, Schritt 3 Portionsanzahl eintragen und mit der Mengenplanung den Wareneinsatz der Woche ermitteln. Zuerst die Kosten pro Mahlzeit, am Beispiel eines Gerichts in zwei Portionsgrößen:
Kosten pro Mahlzeit: Hähnchengeschnetzeltes, Reis, Erbsen-Möhren
| Komponente | Kita | Grundschule |
|---|---|---|
| Hähnchenbrust, 9,50 € / kg | 70 g · 0,67 € | 100 g · 0,95 € |
| Reis, roh, 2,20 € / kg | 60 g · 0,13 € | 80 g · 0,18 € |
| Erbsen-Möhren TK, 2,40 € / kg | 70 g · 0,17 € | 90 g · 0,22 € |
| Sauce: Sahne, Brühe, Fett, Gewürze | 0,25 € | 0,35 € |
| Garverlust und Schwund | 0,16 € | 0,24 € |
| = Kosten pro Mahlzeit | 1,38 € | 1,94 € |
Beispielpreise. Die Portionsgrößen orientieren sich am DGE-Qualitätsstandard für die jeweilige Altersgruppe.
Diese Kosten kannst du schon jetzt gegen dein Budget halten. Das Budget für den Wareneinsatz ist der Essenspreis abzüglich Personal, Transport, Gemeinkosten und Gewinn, im Beispiel 1,15 € für die Kita und 1,53 € für die Grundschule. So siehst du, ob einzelne Gerichte aus dem Ruder laufen: Das Geschnetzelte liegt in beiden Portionsgrößen deutlich darüber.
Am Ende schwankt aber jedes Gericht: Fisch und Fleisch liegen über dem Budget, Nudeln und Suppe darunter. Entscheidend ist deshalb die Mischkalkulation je Woche, siehe Schritt 2 und Schritt 3.
Schritt 1 im Rezeptrechner: Rezepte mit Rohstoffpreisen anlegen, die Kosten pro Mahlzeit werden für jede Portionsgröße berechnet, alle Gerichte als Übersicht gegen das Budget exportieren. So legst du los ↓
Video: Kosten pro Mahlzeit für Schul- und Kita-Catering im Rezeptrechner berechnen. Mehr dazu unter Preiskalkulation.
Kalkulations-Software für Kita- und Schulcatering
Wareneinsatz pro Portion je Altersgruppe, bevor der Speiseplan an die Eltern geht. Jetzt registrieren und direkt ausprobieren.
Mehr dazu: Einkaufsliste · Speiseplan
Schritt 2: Menüplan für eine Woche erstellen
Der Menüplan legt fest, welche Gerichte in welcher Kombination auf den Tisch kommen. Er folgt dem DGE-Qualitätsstandard: ein Fischgericht pro Woche, höchstens zwei Fleischgerichte, täglich Gemüse, mindestens einmal Vollkorn. Fleisch und Fisch sind teuer, Hülsenfrüchte und Getreide günstig. Die Kalkulation steuert deshalb nicht das einzelne Gericht, sondern die Kombination der Woche.
Menüplan, Kalenderwoche 38
| Tag | Gericht | DGE-Kategorie |
|---|---|---|
| Montag | Vollkornnudeln mit Tomaten-Gemüsesauce, Reibekäse | vegetarisch, Vollkorn |
| Dienstag | Hähnchengeschnetzeltes, Reis, Erbsen-Möhren | Fleisch |
| Mittwoch | Kartoffelsuppe mit Würstchen, Vollkornbrötchen | Fleisch, Vollkorn |
| Donnerstag | Seelachs in Dillsauce, Kartoffelpüree, Gurkensalat | Fisch |
| Freitag | Gemüsecurry mit Kichererbsen, Reis, Joghurtdip | vegetarisch, Hülsenfrüchte |
Zwei günstige vegetarische Tage tragen den Fleisch- und den Fischtag. Ob das aufgeht, zeigt Schritt 3.
Schritt 2 im Rezeptrechner: Vorlage mit Tagen und Menülinien einmal einrichten, Rezepte per Drag & Drop auf die Tage ziehen. Allergene und Nährwerte kommen aus den Rezepten, der Plan geht als PDF an Träger und Eltern. So legst du los ↓
Video: Menüplan im Speiseplaner erstellen und als PDF exportieren. Mehr dazu unter Speiseplan.
Schritt 3: Portionsanzahl eintragen und Mengenplanung durchführen
Jetzt kommt die Essenszahl dazu: je Gericht die Anzahl der Portionen pro Altersgruppe, zum Beispiel 40 mal Krippe, 120 mal Kita, 300 mal Grundschule. Die Mengenplanung rechnet daraus die Bestellmengen je Zutat und den Wareneinsatz pro Essen für die ganze Woche. Erst diese Zahl vergleichst du mit dem Budget, nicht das einzelne Gericht.
Wareneinsatz pro Essen aus der Mengenplanung, Kalenderwoche 38
| Tag / Gericht | Kita | Grundschule |
|---|---|---|
| Mo · Vollkornnudeln mit Tomaten-Gemüsesauce, Reibekäse | 0,78 € | 1,12 € |
| Di · Hähnchengeschnetzeltes, Reis, Erbsen-Möhren | 1,38 € | 1,94 € |
| Mi · Kartoffelsuppe mit Würstchen, Vollkornbrötchen | 0,72 € | 0,98 € |
| Do · Seelachs in Dillsauce, Kartoffelpüree, Gurkensalat | 1,30 € | 1,76 € |
| Fr · Gemüsecurry mit Kichererbsen, Reis, Joghurtdip | 0,95 € | 1,35 € |
| Durchschnitt pro Essen | 1,03 € | 1,43 € |
| Budget | 1,15 € | 1,53 € |
Beispielwerte inklusive Garverlust. Die Woche liegt im Budget, weil die günstigen Tage die teuren tragen. Dienstag allein liegt 27 Prozent darüber, das ist beabsichtigt, solange der Wochenschnitt hält.
Schritt 3 im Rezeptrechner: Aus dem Menüplan die Mengenplanung starten, Essenszahlen je Portionsgröße eintragen, Einkaufsliste ableiten. Der Wareneinsatz pro Essen wird für den ganzen Wochen- oder Monatsplan berechnet und als Liste exportiert. So legst du los ↓
Video: Mengen und Wareneinsatz für den Menüplan kalkulieren. Schritt für Schritt mit Screenshots im Artikel Vom Speiseplan zur Einkaufsliste.
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Vom Wochenplan zur Einkaufsliste mit Wareneinsatz pro Essen. Speiseplan und Einkaufsliste gibt es in Paket L.
Mehr dazu: Vom Speiseplan zur Einkaufsliste
Wenn der Wochenschnitt über dem Budget liegt
- Rezept anpassen statt Gericht streichen. Geschnetzeltes mit 90 statt 110 g Fleisch und mehr Gemüse spart 25 Cent, ohne dass der Tag vom Plan verschwindet.
- Beilagen tauschen. Reis gegen Kartoffeln, Püree aus frischen Kartoffeln statt aus Flocken. Kleine Beträge, jeden Tag.
- Saison nutzen. Derselbe Plan kostet im Februar mit Importgemüse mehr als im September. Ein Sommer- und ein Winterplan lösen das.
- Garverlust und Reste prüfen. Wenn 15 Prozent der Nudeln im Abfall landen, ist der Wareneinsatz pro gegessener Portion höher als kalkuliert. Portionsgrößen an die tatsächliche Nachfrage anpassen.
- Preisgespräch mit Zahlen. Wenn der Wareneinsatz über zwei Jahre um 20 Prozent gestiegen ist und der Essenspreis nicht, brauchst du das für die nächste Verhandlung mit dem Träger, belegt pro Gericht.
So legst du los
Rezepte, Preise, Menüplan und Einkaufsliste hängen im Rezeptrechner zusammen. Einmal eingerichtet, rechnet sich jede Woche aus dem Menüplan heraus.
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Schritt für Schritt mit Screenshots: Vom Speiseplan zur Einkaufsliste.
Aus denselben Rezepten
- Menüs mit Allergenen für den Speiseplan, den die Einrichtung aushängt.
- Rezeptblätter mit Mengen für 460 Portionen als Arbeitsanweisung für die Produktion.
- Nährwerte pro Mahlzeit, wenn der Träger den DGE-Nachweis verlangt.
Häufige Fragen zum Kita- und Schulcatering kalkulieren
Wie viel Wareneinsatz pro Essen ist in der Schulverpflegung realistisch?
In der Praxis häufig ein Drittel des Netto-Erlöses, bei einem Essenspreis von knapp 5 Euro also um 1,50 Euro, entscheidend ist der Wochenschnitt. Mit der Rezeptrechner Software sparen Schulcaterer Zeit beim Prüfen: Die Kosten pro Mahlzeit werden für jedes Rezept berechnet, der Speiseplan zeigt den Wochenschnitt, und der Export listet alle Gerichte gegen das Budget.
Wie kalkuliere ich unterschiedliche Portionsgrößen für Kita und Schule?
Der Wareneinsatz pro 100 g ist für alle gleich, der Wareneinsatz pro Portion folgt aus der Portionsgröße je Altersgruppe. In der Einkaufsliste der Rezeptrechner Software bekommt jedes Gericht eine Zeile pro Portionsgröße mit der jeweiligen Anzahl, die Mengen werden zusammengerechnet und der Wareneinsatz pro Portion bleibt je Gruppe sichtbar.
Wie erstelle ich einen Speiseplan für Kita und Schule mit Allergenen?
Aus den Rezepten, nicht von Hand. Die Rezeptrechner Software hat einen Speiseplan, in den du die Gerichte auf die Tage ziehst. Allergene und auf Wunsch Nährwerte kommen aus den Zutaten mit, der Plan geht als PDF an Träger und Eltern. Wechselt ein Rezept, aktualisiert sich der Plan.
Was tun, wenn der Speiseplan über dem Budget liegt?
Zuerst den Wochenschnitt prüfen, nicht den Tag. Liegt auch der drüber: Fleischanteil senken, Beilagen tauschen, saisonale Alternativen wählen, Portionsgrößen an die Nachfrage anpassen. Kita-Caterer sehen in der Rezeptrechner Software sofort, was ein Rezepttausch für den Wochenschnitt bedeutet, und haben den Nachweis pro Gericht für das Preisgespräch mit dem Träger.
Kann ich Kita-Catering in Excel kalkulieren?
Für wenige Gerichte ja. Bei Wochenplänen mit mehreren Portionsgrößen, Einrichtungen und Preisänderungen wird Excel unübersichtlich, jede Änderung muss in mehreren Tabellen nachgezogen werden. Die Rezeptrechner Software verbindet Rezepte, Preise, Speiseplan und Einkaufsliste, der Wochenschnitt rechnet sich bei jeder Änderung neu.
Gibt es eine Software für Kita-Catering?
Ja, die Rezeptrechner Software deckt den Kern ab: Rezepte mit Preisen, Speiseplan mit Allergenen und Nährwerten als PDF, Einkaufsliste mit Portionsgrößen je Einrichtung und Wareneinsatz pro Essen, Export als Excel. Bestellabwicklung mit Eltern und Abrechnung mit dem Träger laufen derzeit über eigene Systeme. Wir empfehlen Paket L, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.
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