Für Eventcaterer, Business- und Privatcatering
Catering-Angebot Vorlage
Aufbau, Muster und Regelungen für das Catering-Angebot. So schreibst du es mit den Zahlen aus dem Rezeptrechner in zehn Minuten.
Von Rezeptrechner Team · Veröffentlicht am
Ein gutes Angebot verkauft und schützt
Das Angebot ist das erste Dokument, das der Kunde von dir sieht, und später das einzige, auf das sich beide Seiten berufen können. Es muss zwei Dinge gleichzeitig leisten: verständlich zeigen, was der Kunde für sein Geld bekommt, und klar regeln, was passiert, wenn sich etwas ändert. Gästezahl, Absage, Zahlung, Mehrleistung vor Ort.
Die Zahlen dafür kommen aus der Kalkulation, die im Artikel Catering-Angebot kalkulieren beschrieben ist. Hier geht es um das Dokument selbst: Aufbau, Positionen, Formulierungen.
Das Ziel dieser Kalkulation
- Dem Kunden verständlich zeigen, was er für den Preis pro Person bekommt
- Gästezahl, Storno, Anzahlung und Mehrleistung vor dem Termin regeln
- Aus einer Vorlage in zehn Minuten ein Angebot schreiben
Rezepte für dein Angebot mit Zutaten aus der Datenbank anlegen, kostenlos. Preise und Kalkulation gehören zu PRO Business.
Der klassische Fehler
Ein Preis pro Person, eine Zeile „inklusive Lieferung und Service", fertig. Dann kommen am Abend 20 Gäste mehr, das Buffet soll zwei Stunden länger stehen, und das Geschirr bleibt über das Wochenende beim Kunden. Was nicht im Angebot steht, ist am Ende dein Problem.
Aufbau: die sieben Blöcke eines Catering-Angebots
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt. Erst der Anlass, damit der Kunde sich wiederfindet, dann die Leistung, dann der Preis, zum Schluss die Regeln.
Kopf und Eckdaten
Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit. Anlass, Veranstaltungsdatum, Ort mit Adresse, Uhrzeit von bis, Gästezahl laut Anfrage, Ansprechpartner beim Kunden.
Speisen und Getränke
Das Menü oder Buffet als Text, so wie es der Gast erlebt, mit Gang- oder Stationsstruktur. Preis pro Person für den gesamten Speisenblock, nicht pro Gericht, sonst streicht der Kunde einzelne Komponenten heraus. Getränke als eigener Block, nach Verbrauch oder als Pauschale.
Leistungen rund ums Essen
Lieferung und Abholung als Pauschale, Auf- und Abbau, Servicepersonal mit Stundensatz und geplanten Stunden, Geschirr, Besteck und Gläser als Miete pro Person, Tischwäsche, Dekoration. Jede Position einzeln, damit der Kunde sieht, was der Service kostet, und du bei Änderungen nachrechnen kannst.
Optionen
Was der Kunde zusätzlich buchen kann: Mitternachtssnack, Kaffeestation, vegane Alternative, Verlängerung des Service pro angefangener Stunde. Als Option mit Preis, nicht in der Summe.
Summen
Zwischensumme netto, Mehrwertsteuer mit Satz, Gesamtsumme brutto. Bei Privatkunden zusätzlich der Brutto-Preis pro Person groß und deutlich, denn den vergleichen sie.
Regelungen
Stichtag für die endgültige Gästezahl, Mindestabnahme, Mehrgäste, Storno-Staffel, Anzahlung und Zahlungsziel, Haftung für Mietgut, Allergenhinweis. Der Block, der später zählt.
Abschluss
Gültigkeitsdauer des Angebots, Hinweis auf AGB, Unterschriftsfeld zur Auftragserteilung, Kontakt für Rückfragen.
Wareneinsatz für Catering kalkulieren
Wareneinsatz, Verkaufspreis und Allergene für jedes Angebot aus deinen Rezepten. Jetzt registrieren und direkt ausprobieren.
Mehr dazu: Einkaufsliste · Allergene & Zusatzstoffe
Muster: Angebot für eine Firmenfeier mit 80 Gästen
So sieht das Angebot zu dem Auftrag aus, der im Kalkulationsartikel durchgerechnet wurde. Die Preise sind Beispielwerte, die Struktur kannst du übernehmen.
Angebot Nr. 2026-0847
Catering Muster GmbH · Musterstraße 5 · 20095 Hamburg
Datum: 04.09.2026
Gültig bis: 18.09.2026
Ihr Ansprechpartner: T. Muster
Veranstaltung
- Anlass
- Sommerfest Beispiel AG
- Datum
- Freitag, 25.09.2026
- Ort
- Firmengelände, Beispielweg 1, Norderstedt
- Zeit
- 18:00 bis 23:00 Uhr
- Gäste
- 80 Personen (laut Anfrage)
1. Warmes Buffet
Rinderbraten in Rotweinsauce · Lachsfilet auf Blattspinat · Gemüse-Lasagne · Kartoffelgratin · Marktgemüse · Salatbuffet mit zwei Dressings · Brotkorb · Panna Cotta mit Beeren
| 80 × Buffet pro Person | 28,50 € | 2.280,00 € |
2. Service und Logistik
| Lieferung, Aufbau und Abholung am Folgetag, pauschal | 120,00 € | |
| 2 Servicekräfte à 6 Stunden (17:30 bis 23:30 Uhr) | 28,00 €/h | 336,00 € |
| 80 × Geschirr, Besteck, Gläser inkl. Reinigung | 2,30 € | 184,00 € |
3. Optionen (nicht in der Summe)
| Kaffeestation mit Gebäck, pro Person | 3,90 € |
| Verlängerung Service, je angefangene Stunde und Kraft | 28,00 € |
| Vegane Alternative zum Lachs, pro Portion | ohne Aufpreis |
| Zwischensumme netto | 2.920,00 € |
| zzgl. 19 % MwSt. | 554,80 € |
| Gesamtbetrag brutto | 3.474,80 € |
| entspricht pro Person | 36,50 € netto / 43,44 € brutto |
Regelungen
- Gästezahl: Die endgültige Personenzahl teilen Sie uns bis 18.09.2026 mit. Sie ist Grundlage der Abrechnung, Abweichungen bis 10 Prozent nach oben berechnen wir zum Personenpreis nach. Mindestabnahme 70 Personen.
- Storno: Kostenfrei bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Bis 7 Tage vorher 50 Prozent, danach 80 Prozent des Speisenbetrags. Bereits entstandene Fremdkosten werden in jedem Fall berechnet.
- Zahlung: Rechnung nach der Veranstaltung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
- Mietgut: Bruch und Fehlmengen an Geschirr und Gläsern werden zum Wiederbeschaffungspreis berechnet.
- Allergene: Eine Übersicht der enthaltenen Allergene je Gericht liegt dem Angebot bei und wird am Buffet ausgelegt. Unverträglichkeiten Ihrer Gäste teilen Sie uns bitte bis zum Stichtag mit.
- Gültigkeit: Dieses Angebot ist bis 18.09.2026 gültig. Es gelten unsere AGB.
Illustratives Beispiel. Fristen, Staffeln und Zahlungsbedingungen sind je Betrieb unterschiedlich, die Formulierungen ersetzen keine rechtliche Prüfung deiner AGB.
So hilft die Rezeptrechner Software im Catering, Zeit zu sparen
Das Angebotsdokument entsteht heute noch in deiner eigenen Vorlage oder im Rechnungsprogramm. Der Rezeptrechner übernimmt den aufwändigsten Teil davor: den Wareneinsatz für genau diese Gerichte und genau diese Gästezahl zu kalkulieren. Mit der Einkaufslisten-Funktion geht das für beliebig viele Gerichte und Portionen, und die Liste bleibt für den Auftrag gespeichert.
Gerichte auswählen, Portionen eingeben
Die Gerichte aus dem Angebot in der Einkaufsliste zusammenstellen, Gästezahl als Portionen eintragen. Die Liste zeigt Bestellmengen und den Wareneinsatz gesamt und pro Person.
Preis pro Person ins Angebot übernehmen
Der Wareneinsatz pro Person ist die Basis, Personal, Logistik und Gewinn kommen nach dem Schema aus Catering-Angebot kalkulieren dazu.
Liste speichern, bei Änderungen anpassen
Meldet der Kunde 95 statt 80 Gäste, Portionen ändern, Bestellmengen und Wareneinsatz sind aktuell. Die Allergenübersicht je Gericht für die Anlage zum Angebot kommt aus denselben Rezepten.
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Die Regelungen, die dich schützen
Der Block am Ende des Angebots wird beim Lesen überflogen und beim Streit gesucht. Fünf Punkte, die hineingehören, und warum:
Stichtag und Mindestabnahme
Ohne Stichtag bestellst du für 80 und kochst für 60, weil am Vortag abgesagt wird. Üblich sind 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Die Mindestabnahme, oft 80 bis 90 Prozent der angefragten Zahl, sichert die Fixposten wie Fahrt und Personal ab.
Storno-Staffel
Eine gestaffelte Regelung, etwa kostenfrei bis 14 Tage, dann 50, dann 80 Prozent, ist für den Kunden nachvollziehbar und deckt deine Kosten, die mit der Nähe zum Termin steigen. Fremdkosten wie Mietmöbel oder Sonderbestellungen immer gesondert.
Anzahlung
Bei Privatkunden üblich, 30 bis 50 Prozent bei Auftragserteilung, Rest bis kurz vor dem Termin. Bei Unternehmen meist Rechnung nach dem Event. Bei Neukunden mit großen Aufträgen ist eine Anzahlung auch im B2B angemessen.
Mehrleistung vor Ort
Der Service soll länger bleiben, es sollen mehr Getränke her: Wenn der Preis für die Verlängerung im Angebot steht, ist die Nachberechnung kein Streit, sondern eine Position auf der Rechnung.
Allergene gehören ins Angebot. Wer für Gäste kocht, muss über die 14 Hauptallergene informieren, auch beim Buffet auf dem Firmengelände. Eine Allergenübersicht je Gericht als Anlage zum Angebot und als Aushang am Buffet erledigt das. Im Rezeptrechner entsteht sie aus den Rezepten, siehe Allergene auf der Speisekarte.
Checkliste Angebotsvorlage Catering
Vor dem Versand einmal durchgehen:
Digitale Rezeptverwaltung und Kennzeichnung
Alle Rezepte an einem Ort, Allergenübersicht und Etiketten direkt daraus. Für Catering-Betriebe empfehlen wir Paket L.
Mehr dazu: Rezepte & Zutaten · Allergene & Zusatzstoffe
Häufige Fragen zur Catering-Angebotsvorlage
Was muss in ein Catering-Angebot?
Eckdaten der Veranstaltung mit Gästezahl, die Speisen mit Preis pro Person, Service- und Logistikleistungen als einzelne Positionen, Summen netto und brutto sowie Stichtag, Mindestabnahme, Storno, Zahlung, Mietgut und Allergene. Die Zahlen dafür liefern Caterer mit der Rezeptrechner Software: Preis pro Person aus der Preiskalkulation, Mengen aus der Einkaufsliste, Allergene als Übersicht für die Anlage.
Soll ich den Preis pro Person oder pro Gericht angeben?
Pro Person für den gesamten Speisenblock. Preise pro Gericht laden dazu ein, Komponenten zu streichen, und erschweren den Vergleich. Mit der Rezeptrechner Software berechnest du den Preis pro Person über alle Gerichte des Auftrags und behältst intern trotzdem den Wareneinsatz je Gericht, um beim Nachverhandeln zu wissen, wo Spielraum ist.
Wie weise ich Allergene im Catering-Angebot aus?
Als Anlage mit einer Allergenübersicht je Speise, damit der Kunde sie an Gäste weitergeben kann. Die Rezeptrechner Software schlägt aus den Zutaten der Rezepte die Allergene und Zusatzstoffe vor, nach deiner Prüfung exportierst du die Übersicht als PDF und hängst sie dem Angebot an.
Wie lange sollte ein Catering-Angebot gültig sein?
Zwei bis vier Wochen sind üblich, bei langem Vorlauf mit Preisvorbehalt für Rohstoffe. Damit der Vorbehalt greift, musst du die Kalkulation später prüfen können. Caterer, die Einkaufspreise in der Rezeptrechner Software zentral pflegen, sehen vor dem Termin mit einem Blick, ob der Preis pro Person noch trägt oder nachverhandelt werden muss.
Kann ich Catering-Angebote in Excel schreiben?
Das Angebotsdokument ja, viele Betriebe nutzen dafür Word, Excel oder das Rechnungsprogramm. Die Kalkulation dahinter ist in Excel fehleranfällig, sobald Rezepte in mehreren Angeboten stecken und Preise sich ändern. Die Rezeptrechner Software liefert Wareneinsatz und Preis pro Person aus gepflegten Rezepten, du überträgst nur die Summen in die Vorlage.
Gibt es eine Software, die Catering-Angebote erstellt?
Die Rezeptrechner Software liefert die Zahlen fürs Angebot: Wareneinsatz pro Person aus der Einkaufsliste, Verkaufspreis pro Portion aus der Preiskalkulation und die Allergen-Übersicht als Anlage. Das Angebotsdokument selbst schreibst du derzeit in deiner eigenen Vorlage. Für Catering-Betriebe empfehlen wir Paket L, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.
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