Für Eventcaterer, Business- und Privatcatering

Catering-Angebot kalkulieren

Wareneinsatz und Preis pro Person für einen Auftrag kalkulieren. So sparst du Zeit mit der Rezeptrechner Software.

Von Rezeptrechner Team · Aktualisiert am 10. September 2026

Wareneinsatz und Preis pro Person kalkulieren: So sparst du Zeit

80 Personen, warmes Buffet, Freitag in drei Wochen: Der Kunde will innerhalb von zwei Tagen ein Angebot mit einem Preis pro Person. Du musst in dieser Zeit wissen, was der Auftrag dich kostet, sonst rätst du beim Preis. Und wer rät, rät meistens zu niedrig, weil der Auftrag ja nicht verloren gehen soll.

Die Kalkulation eines Angebots läuft in zwei Schritten: erst der Wareneinsatz für genau diese Gerichte und genau diese Gästezahl, dann die Kosten für Personal, Logistik und Material samt Aufschlag für Gemeinkosten und Gewinn. Die Reihenfolge ist wichtig, weil der zweite Schritt auf dem ersten aufbaut. Das Grundprinzip erklärt der Artikel Catering kalkulieren, hier geht es um den konkreten Auftrag.

Das Ziel dieser Kalkulation

Den Preis pro Person für genau diesen Auftrag kennen, nicht einen Durchschnitt
Personal, Lieferung, Geschirr und Gemeinkosten mit einpreisen statt aus der Marge zu zahlen
Bei geänderter Gästezahl nicht von vorn beginnen

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Beispielauftrag: Firmenfeier

Gäste: 80 Personen
Form: Warmes Buffet, 6 Komponenten, Dessert
Leistung: Lieferung, Aufbau, 2 Servicekräfte, Geschirr
Ort: Firmengelände, 25 km entfernt
Dauer vor Ort: 18 bis 23 Uhr
Kunde: Unternehmen, Netto-Angebot

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Mehr dazu: Einkaufsliste · Preiskalkulation

Schritt 1: Wareneinsatz für 80 Personen

Der Wareneinsatz eines Auftrags ist die Summe der Wareneinsätze aller Gerichte, jeweils mal Portionszahl. Im Rezeptrechner ist das eine Einkaufsliste, und die entsteht in vier Schritten:

Basisrezepte anlegen

Jedes Buffetgericht als Rezept mit Zutaten und Mengen, inklusive Garverlust. Saucen und Dressings als eigene Rezepte, die in mehreren Gerichten stecken.

Rohstoffpreise zentral hinterlegen

Einmal pro Zutat, nicht pro Rezept. Per Excel-Vorlage aus der Lieferantenliste importiert oder direkt eingetragen. Alle Rezepte rechnen mit diesen Preisen.

Einkaufsliste erstellen: Gerichte auswählen, Portionen eingeben

Acht Gerichte für die Firmenfeier auswählen, je 80 Portionen, Portionsgröße prüfen. Daraus entstehen die Bestellliste mit allen Rohstoffmengen im Rohzustand und der gesamte Wareneinsatz für den Auftrag.

Einkaufsliste speichern und später abrufen

Unter dem Namen des Kunden speichern. Meldet der Kunde 95 statt 80 Gäste, Liste öffnen, Portionen anpassen, Bestellmengen und Wareneinsatz sind aktuell. Zum Schluss als Excel, PDF oder CSV herunterladen.

Der Wareneinsatz gesamt geteilt durch die Gästezahl ergibt den Wareneinsatz pro Person. Damit geht es in Schritt 2 weiter.

Im Video: Gerichte auswählen, Portionen eingeben, Einkaufsliste speichern und exportieren.

Schritt 2: Was obendrauf kommt

Wer den Wareneinsatz pro Person mit einem festen Faktor multipliziert, hat vielleicht recht, weiß es aber nicht. Beim Eventcatering sind Personal und Logistik so groß und so unterschiedlich von Auftrag zu Auftrag, dass sie einzeln gerechnet gehören. Das Schema für ein Angebot:

Kalkulationsschema Catering-Angebot

Wareneinsatz pro Person (Schritt 1)	aus der Einkaufsliste
+ Personal Produktion	Stunden × Stundensatz inkl. Nebenkosten
+ Personal Service, Auf- und Abbau	Kräfte × Stunden × Stundensatz
+ Fahrtkosten	alle Touren inkl. Abholung, km-Satz inkl. Fahrer
+ Geschirr, Besteck, Gläser	Miete oder Spülkosten pro Person
+ Verbrauchsmaterial	Servietten, Brennpaste, Folie, Verpackung
+ Gemeinkosten-Zuschlag	Miete, Energie, Fahrzeuge, Verwaltung, verlorene Angebote
= Selbstkosten
+ Gewinn	Prozent auf die Selbstkosten
= Angebotspreis netto pro Person
+ MwSt.	7 % Lieferung, 19 % mit Service
= Angebotspreis brutto pro Person

Jede Zeile gesamt für den Auftrag, dann geteilt durch die Gästezahl. Der Gemeinkosten-Zuschlag wird meist als Prozentsatz auf Wareneinsatz und Personal gerechnet.

Die Positionen, die am häufigsten fehlen

Die Rückfahrt. Abholen des Geschirrs am nächsten Tag ist eine dritte Tour. Wer nur die Hinfahrt rechnet, zahlt sie selbst.
Spülen und Rüsten. Die Stunden nach dem Event, in der Küche, ohne Kunden. Sie gehören zum Auftrag.
Der eigene Lohn. Wer als Inhaber selbst am Buffet steht, rechnet sich oft nicht. Der Kunde bekommt dann einen Preis, der nur funktioniert, solange der Chef umsonst arbeitet.
Verlorene Angebote. Von fünf Angeboten wird eines zum Auftrag. Die Zeit für die vier anderen steckt im Gemeinkosten-Zuschlag, oder sie steckt nirgends.

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Mehr dazu: Preiskalkulation

Business- oder Privatkunde: dieselbe Kalkulation, anderes Angebot

An den Kosten ändert sich nichts, ob die Firmenfeier oder die Hochzeit bestellt. Am Angebot schon. Unternehmen rechnen netto und ziehen die Vorsteuer, Privatkunden sehen nur den Endpreis. Wer einer Familie den Netto-Preis pro Person anbietet und am Ende den Brutto-Preis abrechnet, hat ein Problem.

Businesskunde

Angebot netto, Mehrwertsteuer als eigene Zeile ausgewiesen
Rechnung mit Bestellnummer oder Kostenstelle, Zahlungsziel 14 bis 30 Tage
Oft Rahmenverträge mit festen Preisen pro Person, dann muss die Kalkulation über das Jahr halten
Allergen- und Nährwertangaben werden häufiger nachgefragt, etwa für Betriebsrestaurants

Privatkunde

Angebot brutto, Preis pro Person inklusive Mehrwertsteuer, sonst gilt der Preis als Endpreis
Anzahlung bei Auftrag, Rest vor dem Termin, weil kein Mahnwesen wie im B2B
Emotionaler Anlass, mehr Änderungswünsche, Gästezahl schwankt bis zuletzt: Stichtag für die endgültige Zahl ins Angebot
Preisvergleich mit anderen Caterern ist üblich, der Preis pro Person wird isoliert verglichen

Umsatzsteuer: Liefert der Caterer nur Speisen, gelten in der Regel 7 Prozent. Sobald Geschirr, Servicepersonal oder Aufbau dazukommen, wird die Leistung als Restaurationsleistung mit 19 Prozent besteuert. Für den Privatkunden ist das ein Unterschied von zwölf Prozentpunkten auf den Endpreis. Die Abgrenzung im Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater.

Wie das fertige Angebot aufgebaut ist, welche Positionen hineingehören und wie du Gästezahl, Storno und Anzahlung regelst, steht im Artikel Catering-Angebot Vorlage.

Partyservice mit fester Preisliste?

Wer Platten und Buffets zum Abholen oder Anliefern verkauft, kalkuliert nicht jeden Auftrag neu, sondern einmal pro Platte, und druckt den Preis auf die Liste. Wie das geht, welche Kosten in den Plattenpreis gehören und welche getrennt berechnet werden, steht im Artikel Partyservice Preise kalkulieren.

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Mehr dazu: Software für Catering-Betriebe

Häufige Fragen zum Catering-Angebot kalkulieren

Wie berechne ich den Preis pro Person für ein Catering?

Wareneinsatz aller Gerichte mal Portionen, geteilt durch die Gästezahl, ergibt den Wareneinsatz pro Person. Dazu kommen Personal, Fahrtkosten, Geschirr, Gemeinkosten und Gewinn. Mit der Rezeptrechner Software sparen Caterer dabei Zeit: Die Rezepte des Auftrags kommen in die Einkaufsliste, die Gästezahl wird eingetragen, und der Wareneinsatz pro Person steht bereit. Die Aufschläge legst du einmal an und ordnest sie zu.

Welcher Aufschlag auf den Wareneinsatz ist im Catering üblich?

Ein pauschaler Faktor von 2,5 bis 3,5 ist verbreitet, aber ungenau, weil Personal und Logistik je nach Auftrag stark schwanken. Besser ist, die Positionen einzeln zu rechnen. In der Rezeptrechner Software hinterlegst du Arbeitszeit, Lieferung und Material als Kostenaufschläge und siehst pro Auftrag, was der Preis pro Person tatsächlich tragen muss.

Was passiert, wenn sich die Gästezahl nach dem Angebot ändert?

Der Preis pro Person bleibt meist gleich, die Summe ändert sich, und bei deutlich weniger Gästen steigt der Anteil der Fixposten wie Fahrt und Aufbau. Deshalb gehören Stichtag und Mindestabnahme ins Angebot. Die Rezeptrechner Software speichert die Einkaufsliste des Auftrags, du änderst nur die Portionszahl und bekommst Mengen und Wareneinsatz neu berechnet.

Wie berechne ich die Mengen für ein Buffet mit 80 Personen?

Aus den Rezepten mit Portionsgröße mal Gästezahl, mit Garverlust je Komponente. Der Mengenrechner der Rezeptrechner Software rechnet jedes Gericht auf Rohware hoch und erstellt die Einkaufsliste mit Bestellmengen je Lieferant, als PDF oder Excel-Export. Caterer sparen sich damit das Hochrechnen von Hand für jeden Auftrag.

Kann ich ein Catering-Angebot in Excel kalkulieren?

Für einzelne Aufträge ja. Sobald Rezepte in mehreren Angeboten vorkommen, Einkaufspreise steigen oder die Gästezahl schwankt, musst du in Excel jede Datei anfassen. Die Rezeptrechner Software hält Rezepte und Preise an einem Ort, jede Änderung rechnet alle Aufträge nach, und Allergen-Übersicht und Einkaufsliste kommen aus denselben Rezepten.

Gibt es eine Software für die Angebotskalkulation im Catering?

Für die Zahlen im Angebot ja, die Rezeptrechner Software: Wareneinsatz pro Person aus der Einkaufsliste, Verkaufspreis pro Portion aus der Preiskalkulation und die Allergen-Übersicht als Anlage. Das Angebotsdokument selbst schreibst du derzeit in deiner eigenen Vorlage. Wir empfehlen Paket L mit Einkaufsliste, Preiskalkulation und Export, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.