Partyservice Preise kalkulieren

So kalkulierst du die Preise im Partyservice

Der Partyservice ist das Catering-Geschäft der Metzgereien, Feinkostläden und vieler Landgasthöfe: Der Kunde bestellt aus einer festen Liste, holt ab oder bekommt geliefert, und richtet selbst an. Kein Servicepersonal, kein Aufbau, kein Geschirr, das am Montag zurückkommt. Dafür gilt jeder Preis auf der Liste ein Jahr lang, für hundert Aufträge, ohne dass jemand nachrechnet. Wer eine Platte um zwei Euro zu billig auf die Liste setzt, verschenkt das Geld bei jeder Bestellung. Die Kalkulation muss deshalb einmal pro Platte richtig gemacht werden und bei jeder Preisänderung vom Großhandel nachziehen.

Die Einheit ist nicht die Portion, sondern die Platte: Schnittchenplatte für 10, Käseplatte für 8, Antipasti für 12, kaltes Buffet ab 20 Personen. Jede Platte ist eine Kombination aus Rezepten und zugekaufter Ware, und genau so wird sie kalkuliert.

Video: Die Antipasti-Platte als Rezept aus Rezepten anlegen, Aufschläge hinterlegen und den Listenpreis pro Platte und pro Person berechnen. Mehr dazu unter Preiskalkulation.

Wareneinsatz-Kalkulation: Darin steckt die Komplexität

Der Wareneinsatz der Platte entsteht in zwei Stufen. Zuerst wird jede Komponente aus ihren Zutaten berechnet: Gegrilltes Gemüse aus Zucchini, Paprika, Aubergine, Olivenöl und Kräutern, mit dem Einkaufspreis je Zutat und dem Garverlust beim Grillen. Das ergibt den Wareneinsatz der Komponente pro 100 g. Dann wird die Platte aus der Mengenzusammensetzung der Komponenten ermittelt: 600 g Gemüse, 300 g Champignons, 400 g Tomaten-Mozzarella, dazu die zugekaufte Ware mit ihrem Einkaufspreis. Dieselbe Platte gibt es für 8, 10 oder 12 Personen, und jeder Einkaufspreis, der sich ändert, wirkt über die Komponente auf jede Platte, in der sie liegt. Deshalb wird die Platte wie ein Rezept kalkuliert, mit den Komponenten als Zutaten.

Weitere Kostenelemente nicht vergessen

Auf den Wareneinsatz kommen 35 Minuten Schneiden und Anrichten, die Platte mit Folie und Etikett, die Kühlung über Nacht und die Zeit am Telefon. Im Beispiel kostet die Ware 24,50 Euro, der Listenpreis liegt bei 65 Euro netto. Die Differenz ist kein Gewinn, sondern zu zwei Dritteln Arbeit und Gemeinkosten. Wer sie nicht einrechnet, verschenkt sie bei jeder Bestellung, ein Jahr lang. Das Schema bleibt kurz: Wareneinsatz, Arbeitszeit fürs Zubereiten und Anrichten, Verpackung, Gemeinkosten, Gewinn. Fahrtkosten bleiben draußen und werden als Lieferpauschale berechnet, weil die Abholer sie sonst mitbezahlen.

Das nimmt dir der Rezeptrechner ab

Komponenten, Preise und Aufschläge einmal anlegen, danach rechnet jede Platte von selbst nach. Das steckt dahinter:

Häufige Fragen zum Partyservice kalkulieren

Wie kalkuliere ich den Preis für eine Platte im Partyservice?

Mit der Rezeptrechner Software sparen Partyservice-Betriebe Zeit beim Plattenpreis kalkulieren. Die Platte ist ein Rezept aus eigenen Komponenten und zugekaufter Ware, die Einkaufspreise stehen zentral, Arbeitszeit und Verpackung sind als Kostenaufschläge zugeordnet. Die Preiskalkulation zeigt den Netto-Listenpreis und mit Mehrwertsteuer den Abholpreis, pro Platte, pro Person und pro 100 g.

Wie viel sollte eine Platte pro Person kosten?

Das hängt von der Ware ab, Schinken, Käse und Fisch liegen deutlich über Gemüse- und Salatplatten. Wichtig ist, den Preis pro Person aus der Kalkulation pro Platte abzuleiten und neben dem Plattenpreis auf der Liste zu zeigen. In der Rezeptrechner Software wählst du an derselben Rezeptur die Bezugsgröße Platte, Portion oder 100 g, ohne neu zu rechnen.

Was kostet mich eine Antipasti-Platte im Einkauf?

Das ergibt sich aus den Mengen der Komponenten und den aktuellen Einkaufspreisen, bei einer Platte für 10 Personen mit Parmaschinken, Käse und Oliven schnell zweistellig. Partyservice-Betriebe legen die Platte in der Rezeptrechner Software als Rezept an und bekommen den Wareneinsatz je Komponente und für die ganze Platte berechnet, mit jedem Preis-Update aktuell.

Soll ich Lieferkosten in den Plattenpreis einrechnen?

Nein, sonst zahlen Abholer die Fahrten der anderen mit. Eine Lieferpauschale nach Entfernung und ein Mindestbestellwert sind fairer. In der Preiskalkulation der Rezeptrechner Software bleibt die Platte deshalb ohne Fahrtkosten, die Lieferpauschale steht als eigene Zeile auf der Preisliste.

Wie oft sollte ich die Preisliste überprüfen?

Mindestens einmal im Jahr, besser nach jeder größeren Preisänderung beim Großhandel. Wer die Einkaufspreise in der Rezeptrechner Software zentral pflegt, sieht nach jeder Änderung in der Preiskalkulation, welche Platte unter die Ziel-Marge gerutscht ist, und zieht nur diese Preise nach. Der Export liefert die neue Preisliste.

Kann ich Plattenpreise in Excel kalkulieren?

Für eine Handvoll Platten ja. Sobald Komponenten wie Aufstriche oder Salate in mehreren Platten stecken und Einkaufspreise steigen, musst du in Excel jede Tabelle einzeln nachziehen. Die Rezeptrechner Software verknüpft Komponenten und Platten, ein geänderter Preis rechnet alle Platten nach, und Allergene und Etiketten kommen aus denselben Rezepten.

Gibt es eine Software für den Partyservice?

Ja, die Rezeptrechner Software. Partyservice-Betriebe legen damit Platten als Rezepte aus Komponenten an, pflegen Einkaufspreise zentral, ordnen Kostenaufschläge zu und berechnen Preise pro Platte, pro Person und pro 100 g. Für die Preiskalkulation reicht Paket M, mit Einkaufsliste und Export empfehlen wir Paket L, die Jahreslizenz ist direkt online buchbar.